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本文目录
1.做档案的基础知识:
1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规,以及直接 对本单位下发的批复、指示、重要通知等;
2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;
3.行政管理工作形成的文件材料,如领导班子变更、机构改革、 会议记录、综合行政等;
4.业务职能工作形成的文件材料,如工作请示、重要工作的报告、 总结、统计数据、科研等;
5.本单位对下级单位管理中形成的材料;
1、收集
文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。
第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。
第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。
第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。如：“白头文件”：
（1）会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。
（2）本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。
（3）合同、协议、出版物原稿（附原本）
（4）重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。
（5）会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议)
（6）本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。
2、分年度
按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。
3、确定归档范围
（1）、文件材料归档范围
（2）、不归档的文件材料的范围
不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。
4、分类(归档方法)
第一种方法：直接分保管期限。这种方法适用范围比较广，绝大多数单位只要按保管期限来分就可以了，每年编一个流水号。
第二种方法：在同一个年度内根据机关单位机构设置、职责分工、文件的数量等情况编制分类方案，将文件按分类方案进行立卷，一般采用年度—组织机构（或问题），这种方法对文件资料比较多的单位适用，如区委办、政府办等单位。
5、立卷（整理成件）
在立卷归档工作中应注意问题：
（1）本单位形成的文件材料是立卷归档的重点。
（2）立卷归档中，不仅要注意收集以纸张为载体的文件材料，还要注意其它载体的文件材料，如反映工作活动的照片、录音带、录像带、计算机盘片等。
（3）要保证文件材料的齐全完整。①正件与附件要齐全完整。文件的正件与附件是具有同等效力，所以凡是有附件的文件，一定要保证正件、附件的齐全完整。②文件的正本与定稿要齐全完整。在归档本单位的正式对外发文时，除了要收集正本即打印本外，还要把定稿即经过领导审核签发的底稿与文件签发单，同时与正本一并收集归档。③同一问题的请示、批复要齐全完整。属同一问题的请示、批复，在归档时应齐全完整，不能“分家”，要一并归档组卷。（有请示不一定有批复，但有批复就一定要有请示。）
（4）、要加强“帐外”文件和业务文件的归档。“帐外”文件，是指没有经过收发登记的文件，是无据可查的文件，主要包括：领导外出开会、检查工作带回的重要的文件材料；机关内部形成的规章制度、计划、总结、各种会议记录等内部文件；各种合同、协议、简报、刊物、调研材料、基本数字统计报表；重要会议或重要活动向新闻媒体发出的新闻稿；有些不经过收发、却是本单位业务活动，直接由单位领导“亲启”的文件材料等。
6、分保管期限
按照国家新的规定，2006年起的文书档案的保管期限划分为永久、定期(分30、10年)两种。
（1）永久、凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）定期、凡是反映本单位一般工作活动，在一定时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。在定期保管期限内，根据利用价值可分为30、10年保存 。（注意：2006年前的文书档案的保管期限仍划分为永久、长期、短期三种，其中长期为16-50年、短期为15年以下。）
7、文件排列
应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。
（1）第一种方法：按时间先后排列，文件落款时间就是归档时间，按文件落款时间先后排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可以集中排列。
（2）第二方法：按上下级关系排列，从大到小顺序排列，先排上级机关从国家级—自治区级—市级—本级—下级机关。在排列各级机关文件时，大家可以先排有文号的文件，在同一文号下，按文号先后顺序排列，然后再排白头文件，对那些白头文件可以按时间先后排列。
8、装订
(1)按件装订：一般以每份文件为一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在
前，复制件在后；转发文前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
发文装订顺序：正文—领导签发单—底稿；来文装订顺序：来文—单位处理签（有领导重要批示才存，只是传阅签名的不存。）
(2)去除金属钉，换不锈钢钉。
9、编号
归档文件应依排列次序逐件编号。在文件首页右上角空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、室编件号、机构或问题、期限、馆编件号六项，其中年度、室编件号、期限为必备项。（同年度和期限的连续编号，换盒时也要连着编；不同年度和期限的另外编号。）
10、数页码
可以用铅笔标记在首页的右下角，编目时直接录入每件的总页码。
11、装盒
归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒面及盒脊有关内容。（盒面填写单位名称，盒脊填写年度、期限、起止件号等。
12、编目
归档文件应依顺序编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。（归档文件目录录入GD2000档案软件自动生成，无软件的单位要手工逐件编制）。
13、放置备考表
每盒归档文件都应放置一份备考表。备考表应填写盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，并放置盒底。
14、上架
将整理完毕的档案按一定顺序排列上架进柜。
文化创意产业包括：
1. 广播电视业：包括广播、电视、有线电视、卫星广播电视等。
2. 出版业：出版、发行和销售书籍、报纸、杂志等。
3. 新闻传播业：新闻传播、媒体关系等。
4. 音乐业：音乐制作、发行和演出等。
5. 戏剧业：戏剧创作、制作、演出等。
6. 电影业：电影制作、发行和放映等。
7. 绘画业：绘画艺术创作、出版、发行和展览等。
8. 舞蹈业：舞蹈创作、演出等。
9. 话剧业：话剧创作、演出等。
10. 体育业：体育活动的组织、发展等。
11. 图书馆、档案馆业：图书、档案管理、编目等。
12. 游览景点业：旅游景点开发、管理等。
13. 文物保护业：文物保护、发掘等。
14. 文化表演业：各类文化表演、演出等。
15. 文化制品制作业：文化制品的制作、出版和发行等。
16. 摄影业：摄影技术的发展和应用。
17. 影视制作业：电影、电视、动画制作等。
18. 网络文化业：网络文化的开发、应用等。
ISBN是国际标准书号 国际标准书号的英文全称为International Standard Book Number，简称ISBN。1966年11月，西柏林第三届国际图书市场研究和图书贸易合理化会议(International Conference on Book Market Research and Rationalization in the Book Trade)上，当时的联邦德国的克莱特(Klett)出版公司的艾勒(H. J. Ehlers)提出了标准号码的倡议，被公认为是国际标准书号的历史起点。当时，欧洲的许多出版社和图书发行商正在考虑把计算机用于图书订购和书目控制。1967年英国在惠特克(Whitaker)公司成立了标准书号(SBN - Standard Book Number)中心。1969年4月国际标准组织第46技术委员会(ISO/TC46 - International Standard Organization / Technique Committee 46)在斯德哥尔摩起草了ISBN方案。1971年国际标准组织批准了国际标准书号在世界范围内实施，前后历时五年。 国际标准书号由十位数字组成。被三条短横线分为四段，每一段都有不同的含义。 第一个号码段是地区号，又叫组号(Group Identifier)，最短的是一位数字，最长的达五位数字，大体上兼顾文种、国别和地区。把全世界自愿申请参加国际标准书号体系的国家和地区，划分成若干地区，各有固定的编码：0、1代表英语，使用这两个代码的国家有：澳大利亚、加拿大、爱尔兰、新西兰、波多黎各、南非、英国、美国、津巴布韦等；2代表法语，法国、卢森堡以及比利时、加拿大和瑞士的法语区使用该代码；3代表德语，德国、奥地利和瑞士德语区使用该代码；4是日本出版物的代码；5是俄罗斯出版物的代码；7是中国出版物使用的代码。 组号分为五个档次，长度为1—5位数字，其具体设置范围如下： 组号位数 设置范围 可分配的组区数 每组号允许出版量（种） 每档总计出版量（种） 一位 0~7 8 1亿 8.00亿 二位 80~94 15 0.1亿 1.50亿 三位 950~997 48 0.01亿 0.48亿 四位 9980~9989 10 0.001亿 0.01亿 五位 99900~99999 100 0.0001亿 0.01亿 合计 181 10.00亿 第二段号码是出版社代码(Publisher Identifier)，由其隶属的国家或地区ISBN中心分配，允许取值范围为2-5位数字。出版社的规模越大，出书越多，其号码就越短。 第三个段是书序号(Title Identifier)由出版社自己给出，而且每个出版社的书序号是定长的。最短的一位，最长的六位。出版社的规模越大，出书越多，序号越长。 第十位是电子计算机的校验码(Check Digit)。固定一位，起止号为0-10，10由X代替。 四段数字之间应该用连字符( - )连接（例如：2-02-033598-0）。但是，有些图书馆集成系统不能自动分配连字符，图书馆编目人员也对ISBN的分段方式不甚了解，所以人们经常在书目记录中省略连字符（例如：2020335980）。 标准书号的核对方法是加权法，即用10至2这9个数分别去乘标准书号的前9位数，其乘积之和加上校验码再除以常数11，如能整除，说明书号正确，如不能整除，表明书号错误。 国际标准书号的使用范围是：印刷品、缩微制品、教育电视或电影、混合媒体出版物、微机软件、地图集和地图、盲文出版物、电子出版物。 总管国际标准书号的机构是设在德国柏林国立普鲁士文化遗产图书馆(Staatsbibliothek zu Berlin - Preu?ischer Kulturbesitz)的国际国际标准书号管理局(International ISBN Agency)。该机构的主要工作之一是向下一级地区机构分配地区号码。一般的地区机构都设在国家图书馆内，但是一些大的国家和地区却不是这样。例如，英国的地区机构是惠特克公司(Whitaker)，该公司在国际标准书号尚未问世前，就是英国的国家书号中心，可以说是国际标准书号的先驱；美国的地区中心是鲍克公司(R.R. Bowker)；我国的地区机构设在新闻出版署。地区机构的主要工作是接受出版社的申请，批给第二段号码，即出版社的代码。第三个号码和校验码就由出版社自己决定了。 要让全世界出版的书，每一种都有一个编号，又不重复，这决不是一件易事。要把书号严格控制在10位以内，就必须有一套精密的设计安排。首先是地区号。世界上应用最广泛的文种英、法、德、日、中、俄都只占一位，目的是留下更多的位数安排大量的出版社和图书。而最小的地区，如苏里南、特立尼达和多巴哥则占用五位数。最让国际标准书号设计者头痛的是出版社号码。以英文为例，除了地区号和校验码，还有八位用来解决英文地区的每个出版社和每一种书。出版社号码定为2至7位，书号定为1至5位，各出版社国际标准书号的分配成如下格局： 出版社号码位数 出版社起始号 书号位数 可出版的图书种数 2 00 6 1 000 000 3 200 5 100 000 4 7000 4 10 000 5 85000 3 1 000 6 900000 2 100 7 9500000 1 10 最小的出版社只有10个书号，很容易用完，用完后可向地区机构申请再给一个号码。 例： 0-13-001660-8是美国Prentice-Hall出版社的一个ISBN； 0-471-00084-1是美国Wiley出版社的一个ISBN； 2-7000-2444-3是法国Gründ出版社的一个ISBN； 4-80970-182-4是日本东洋文库的一个ISBN； 1-919876-03-0是南非NAEP出版社的一个ISBN； 3-9800462-3-0是德国Freitag für Umwelttechnik的一个ISBN； 981-238-187-2是新加坡World Scientific出版社的一个ISBN 有的出版社在不同国家或地区的分社出版的同一种书，用两个不同的ISBN。例如，德国施普林格出版社(Springer-Verlag)出版的Introduction to the Mori Program一书，在纽约出版用0-387-98465-8，在柏林出版则用3-540-98465-8。对于这个出版社，两个ISBN的后六位（书序号和校验位）都相同。对于这种情况，图书馆员要从实践中总结经验，通过多个途径检索，减少查重中的遗漏。不过，许多出版社在不同地点出版的书的书序号不同。不过，许多出版社在不同国家或地区出版时，不同的ISBN之间并没有必然的关系。 国际标准书号问世后，很快得到推广。主要是因为是出版商首先倡议的，对出版商、书商的工作有很大的益处。其优点主要体现在：国际标准书号是机读的编码，从图书的生产到发行、销售始终如一，对图书的发行系统起了很大的作用；它的引入使图书的定购、库存控制、帐目和输出过程等任何图书业的分支程序都简化了；国际标准书号也对图书馆和文献中心的订购、采选、编目和流通程序都有促进作用；ISBN系统的引入也服务于书目信息的流动和使用，而且为一个国家的图书生产提供经济的书目控制；ISBN对图书市场更有效率，它能确定国际上出版的任何图书及其出版社。在书业中习惯称ISBN为库藏码(Stock Number)，就是因为被普遍应用于书库管理。可见，它对书业的发展的作用很大。
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